Guía para agencias

Software para agencias de modelos y edecanes: qué debe resolver

6 min de lectura

La mayoría de las agencias de modelos, edecanes y promotores en México operan con la misma mezcla: grupos de WhatsApp para convocar, Canva o PDF para los catálogos, Word o Excel para cotizar y una hoja de cálculo para las comisiones. Funciona mientras la agencia es chica. El problema aparece cuando hay varios eventos a la vez y nadie sabe con certeza en qué quedó cada cotización ni cuánto falta por cobrar.

Señales de que ya rebasaste WhatsApp y Excel

• Un talento nuevo escribió por WhatsApp y nadie le dio seguimiento.
• Terminas un catálogo y aparecen tres talentos más disponibles: hay que rehacerlo.
• No sabes qué cotizaciones siguen abiertas ni cuáles ya vencieron.
• Las comisiones de los bookers se calculan a mano al final del mes.
• Si un booker se va, se lleva los contactos y el historial de los clientes.

1. Un roster que se mantenga solo

El talento debería poder registrarse desde su celular con fotos y medidas, y mantener su perfil al día. La agencia solo aprueba. Así el roster deja de depender de que alguien capture datos y se puede filtrar por perfil, género, ciudad o estatura en segundos.

2. Catálogos que no haya que rehacer

Un catálogo por link, en vez de un PDF, se puede actualizar después de mandarlo: si llega otro talento disponible, se agrega y el cliente ve la versión actual. Lo ideal es que el cliente pueda elegir desde ahí mismo.

3. Cotizaciones por perfil y cantidad

En la industria se cotiza por cantidad de talento y nivel, no por personas específicas: tantas edecanes AAA por tantas horas. El sistema tiene que cotizar así, por hora o por día, con derechos de imagen por línea cuando hay shooting, y mostrar en qué estado está cada cotización.

4. Del sí del cliente al evento

Cuando el cliente aprueba, la cotización debería convertirse en un booking con su calendario, el talento asignado y el llamado al evento, sin volver a capturar nada.

5. Cobros, pagos y comisiones conectados

Lo que se cobró al cliente, lo que se paga al talento o a la agencia aliada, y la comisión de cada booker tienen que salir de los mismos datos. Si viven en archivos distintos, siempre habrá diferencias.

6. Roles: cada quien ve lo suyo

Un vendedor no necesita ver las comisiones de los demás, ni el talento las finanzas de la agencia. Con roles, la información se queda en la agencia y no en la persona.

Cómo lo resuelve Bookify Talent

Bookify Talent nació dentro de una agencia de edecanes y modelos en operación y cubre esos seis puntos en un solo lugar: registro de talento por link, catálogos vivos, cotizaciones por perfil y cantidad, bookings, cobros, pagos a aliadas, comisiones y roles. Se usa desde la computadora o el navegador del celular y tiene 14 días de prueba gratis, sin tarjeta.

Sigue leyendo

• Cómo armar un catálogo de modelos o edecanes para un cliente
• Cómo calcular las comisiones de los bookers en una agencia de talento
• Derechos de imagen de modelos: cómo controlar vigencias y renovaciones